Dal 1° gennaio 2025 è entrato in vigore l’obbligo per gli amministratori di società di dotarsi di una casella PEC personale. La misura rientra nel processo di digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali e comporta importanti cambiamenti per la gestione amministrativa.
Obbligo PEC da 1° gennaio 2025: chi sono gli interessati
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un’importante novità per gli amministratori di società: l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC) personale. A partire dal 1° gennaio 2025, gli amministratori di società di capitali e di persone dovranno disporre di un indirizzo PEC distinto da quello della società.
L’obiettivo principale della normativa è quello di promuovere la digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali, facilitando i rapporti con la Pubblica Amministrazione e tra soggetti privati, oltre a garantire maggiore trasparenza e tracciabilità nelle attività degli amministratori. Questo obbligo si inserisce in un più ampio contesto normativo volto a incentivare l’uso di strumenti digitali per la semplificazione delle procedure aziendali.
Le categorie di soggetti interessati comprendono gli amministratori di società di capitali (SRL, SPA, SRLS, etc.), gli amministratori di società di persone (SNC, SAS, ecc.) e i titolari di cariche equivalenti in altre forme societarie. Fondamentale è la distinzione tra la PEC della società e quella personale dell’amministratore, un requisito che mira a separare gli ambiti professionale e gestionale, evitando sovrapposizioni e garantendo un maggiore controllo delle comunicazioni.
Procedura di comunicazione e criticità applicative
L’entrata in vigore della normativa ha sollevato alcuni interrogativi, soprattutto in merito alle modalità di comunicazione della PEC al Registro Imprese. L’interpretazione originaria della norma sembrava applicare l’obbligo solo alle società costituite dal 1° gennaio 2025, senza prevedere sanzioni immediate per chi non si adegua.
Tuttavia, la Camera di Commercio di Milano ha stabilito che, a partire dal 1° gennaio 2025, la comunicazione via PEC è obbligatoria per diverse pratiche societarie, tra cui l’iscrizione dell’atto costitutivo di società di capitali, il rinnovo o la variazione dell’organo amministrativo, la nomina o la variazione dei liquidatori di società di capitali, l’iscrizione o modifica dei patti sociali nelle società di persone con nuovi soci amministratori o liquidatori.
In assenza di una PEC personale, le pratiche inviate alla Camera di Commercio saranno sospese, in attesa di ulteriori indicazioni ministeriali. Questo scenario impone agli amministratori di adeguarsi tempestivamente, per evitare ritardi e possibili blocchi amministrativi nella gestione societaria.
Come ottenere una PEC e quali sono i vantaggi
L’attivazione di una casella PEC è una procedura semplice e veloce, che può essere completata in pochi passaggi. I costi annuali variano in base ai provider e ai servizi inclusi, ma generalmente si attestano su importi contenuti. Oltre a essere un obbligo normativo, la PEC personale offre numerosi vantaggi per gli amministratori.
Innanzitutto, la posta elettronica certificata garantisce la certezza del mittente e del destinatario, oltre alla validità legale dei messaggi inviati. In secondo luogo, permette di gestire molte pratiche della Pubblica Amministrazione in modalità digitale, riducendo tempi e costi rispetto alle comunicazioni cartacee.
L’introduzione dell’obbligo PEC per gli amministratori rappresenta un ulteriore passo verso la modernizzazione e semplificazione delle comunicazioni aziendali. Adeguarsi tempestivamente è fondamentale per garantire il rispetto delle normative e assicurare un approccio professionale e trasparente nella gestione societaria.
