Quando si intraprende il percorso da professionista o si decide di aprire un’azienda, le sfide da affrontare sono molte e una delle più difficili riguarda il ritardo dei pagamenti (o peggio, il mancato pagamento).

Questo genere di imprevisti possono gravare sul cash flow e sulla stabilità finanziaria, perché vanno a incidere sulla liquidità oltre che sullo stress psicologico dell’imprenditore.

In un mondo perfetto, ogni cliente sarebbe sempre preciso e corretto nel rispetto delle scadenze, ma la realtà è ben diversa. Servono strategie per riuscire a risolvere questo genere di problemi e, ancora meglio, per prevenirli.

Esistono diverse soluzioni, sia nel modo di comunicare con il cliente, che nell’utilizzo di strumenti a supporto, come uno scadenzario per fatture e pagamenti, fondamentale per tenere sotto controllo tutte le scadenze. 

Pianificazione e chiarezza sono altre due chiavi importanti e, in questo articolo, parleremo in modo approfondito di quali sono i pericoli legati dietro ai ritardi nei pagamenti da parte dei clienti e come intervenire.

Le conseguenze di un pagamento in ritardo o mancante

Come già accennato, le conseguenze di un pagamento in ritardo o mancante possono essere molto problematiche perché vanno a influenzare direttamente la gestione finanziaria.

A risentirne maggiormente è il flusso di cassa, ovvero l’equilibrio tra entrate e uscite di denaro, perché viene messo particolarmente a rischio la capacità di sostenere le operazioni quotidiane. 

Quando un cliente non salda una fattura entro i tempi stabiliti, l’azienda si trova a fronteggiare un calo nelle entrate previste. Questo ostacola la possibilità di coprire spese operative come stipendi, forniture o investimenti strategici.

Inoltre, nei casi più gravi, la mancanza di liquidità può compromettere il funzionamento stesso delle attività, portando a ulteriori ritardi nei pagamenti da parte dell’azienda verso fornitori o a un incremento del rischio di insolvenza. 

Ma non è solo questo, perché anche la gestione dei crediti insoluti comporta la necessità di impiegare maggiormente le risorse umane per il recupero e possono comportare procedure legali, se il problema persiste: tutte condizioni che costringono a un ulteriore investimento a fronte di alcun’entrata.

Consigli per la relazione con il cliente

Di fronte a un pagamento in ritardo o mancante è importante affrontare la questione con la giusta comunicazione, perché il rischio è non solo di non riuscire a risolvere il problema ma anche quello di perdere l’eventuale cliente e intaccare l’immagine del brand.

La situazione è delicata, ma resta fondamentale mantenere una buona relazione con il cliente. L’approccio deve essere quindi costruttivo e basato su una comunicazione trasparente e rispettosa.

Pressioni eccessive o atteggiamenti minacciosi rischiano di compromettere il dialogo, quindi è meglio puntare su soluzioni diverse che siano maggiormente collaborative. Un esempio può essere quello di proporre al cliente un piano di pagamento alternativo, per venire incontro alle sue esigenze.

È altrettanto importante che vi sia chiarezza nella comunicazione. Ogni scambio è bene che sia documentato, così da mantenere sempre traccia di quali sono stati gli accordi iniziali e delle eventuali modifiche, utile a evitare qualsiasi genere di malinteso.

Infine, un aspetto importante è cercare di comprendere le difficoltà del cliente. Non sempre i ritardi dipendono da scarsa volontà: potrebbero essere il risultato di problemi di liquidità o di pagamenti a loro volta insoluti. È bene quindi dimostrarsi empatici e disposti a trovare una soluzione. 

Prevenire i ritardi nei pagamenti

Di fronte al problema dei pagamenti assenti o in ritardo è fondamentale agire con attenzione per mantenere un buon rapporto con i propri clienti, ma esistono delle strategie che possono essere applicate per prevenire questa situazione.

Tutto deve partire da un buon contratto, che sia dettagliato e che includa chiaramente tariffe, modalità di pagamento e scadenze, senza lasciare nulla al caso. Questa precisione iniziale permette di evitare malintesi futuri. 

Un altro passo importante è richiedere un acconto all’inizio del lavoro. Si tratta di una pratica che non solo riduce il rischio finanziario, ma consente di valutare la serietà del cliente fin dalle prime fasi della collaborazione.

Infine, l’emissione delle fatture è altrettanto importante e deve avvenire in tempi tempestivi, specificando chiaramente tutte le condizioni di pagamento, ripetendo tutte le condizioni come scadenze e importi delle rate. 

La tecnologia a supporto: l’utilità di uno scadenzario

La tecnologia ultimamente ha una soluzione per ogni tipo di problema e questo avviene anche nel caso dei ritardi nei pagamenti. Uno strumento essenziale, per chi lavora con i clienti e i fornitori, è quindi uno scadenzario: un registro che raccoglie tutte le scadenze relative ai pagamenti e agli incassi di un’attività.

Gestire le scadenze non significa solo monitorare le fatture, ma permette anche annotare rate, tasse e qualsiasi altro impegno economico. Una volta veniva organizzato solo su supporto cartaceo, ma oggi è totalmente digitalizzato su software ad hoc, rendendosi così più pratico e versatile.

Avere tutto ben ordinato e inserito in un software che integra l’emissione e registrazione di fatture, l’annotazione delle scadenze e altre funzionalità per la gestione aziendale è un grosso vantaggio perché permette di prevedere con precisione l’andamento economico dell’impresa, evitando sorprese spiacevoli e migliorando la pianificazione. 

Infine, in merito alla questione dei ritardi dei pagamenti, grazie a uno scadenzario su software vi è la possibilità di sollecitare i clienti in ritardo con maggiore tempestività, inviando talvolta dei solleciti automatici e liberando l’impresa da alcune pratiche che consumano risorse.

(Contenuto realizzato in collaborazione con Fatture In Cloud)