I commercialisti hanno l’obbligo di custodire i documenti durante il loro operato ma, una volta riconsegnati al cliente, non sono più tenuti a conservarne copie cartacee o digitali.

Il Pronto Ordini del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili (CNDCEC) ha chiarito che i commercialisti non hanno l’obbligo di conservare copia dei documenti dopo averli riconsegnati ai propri clienti.

Conservazione dei documenti da parte dei commercialisti

Non esiste una norma che imponga al commercialista l’obbligo della conservazione dei documenti contabili oltre il termine dell’incarico. L’obbligo di custodia, iniziato con la consegna dei documenti, cessa con la riconsegna della contabilità al cliente e la comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Secondo l’articolo 1 del decreto legislativo 139/2005, ai commercialisti compete la gestione della contabilità ma non la responsabilità permanente della conservazione dei documenti. Infatti, una volta riconsegnata la contabilità al cliente e ottenuta una dichiarazione di ricezione, i commercialisti non sono più tenuti a conservare i documenti.

Obbligo di conservazione

L’obbligo della conservazione della documentazione fiscale per 10 anni è stabilito per legge dall’articolo 2220 del Codice civile, ma è responsabilità dell’imprenditore.
Questo chiarimento è fondamentale per prevenire contenziosi tra commercialisti e clienti, evitando richieste di risarcimento per la perdita di documenti. Infatti, eventi come la perdita o il danneggiamento dei documenti da parte del cliente non possono essere addossati al dottore commercialista. Il contratto tra commercialista e cliente, infatti, si basa su una consulenza professionale e non su un incarico di custodia documentale.

Lo stesso periodo di conservazione di 10 anni si applica anche a fatture, lettere e telegrammi. Tuttavia, la digitalizzazione ha introdotto nuovi obblighi per i contribuenti, i quali devono assicurarsi che la conservazione elettronica dei documenti fiscali sia conforme alle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.

Conseguenze della mancata conservazione

La mancata conservazione della documentazione contabile da parte dell’imprenditore può comportare sanzioni amministrative e fiscali. In caso di verifica fiscale, l’assenza di documenti potrebbe determinare l’impossibilità di dimostrare costi e ricavi, con conseguenti rettifiche da parte dell’amministrazione finanziaria.