I dati personali possono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati. Per un’azienda il rispetto dei tempi di conservazione rappresenta un aspetto sostanziale, in mancanza, il titolare può essere destinatario di sanzioni pecuniari per trattamento illecito dei dati personali.

Che cosa s’intende per trattamento dei dati personali?

In base a quanto stabilito dal Codice della Privacy, per dato personale si intende l’insieme delle informazioni che identificano o rendono identificabile una data persona fisica e funzionale a fornire notizie circa le abitudini di vita del soggetto coinvolto, stato di salute, la sua situazione economica e così via.

Quando relativamente ad un dato personale si svolgono delle azioni e/o operazioni, quali, a titolo esemplificativo, registrazione, conservazione, cancellazione, diffusione etc si compie un  trattamento dei dati personali. Pertanto, per trattamento dei dati personali intendiamo qualsiasi operazione diretta ai dati stessi, posta in essere da un’azienda, un ente o un organizzazione.

Tutti i dati personali destinatari di un trattamento devono essere conservati in maniera tale che l’identificazione dell’interessato sia limitata ad un tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti. Orbene, ogni società o ente deve provvedere alla cancellazione o alla anonimizzazione dei dati dal momento in cui quel trattamento non risulta più essenziale per i fini che hanno permesso la racconta delle informazioni.

L’unica eccezione può derivare dal fatto che l’utente abbia acconsentito ad una successiva attività e/o consenso, ad esempio, nel caso di promozione commerciale di un dato servizio.

La raccolta dei dati dell’interessato presuppone che il titolare del trattamento fornisca,  nel momento in cui i dati sono ottenuti, il periodo di conservazioni degli stessi, oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Oltre agli eventuali destinatari dei dati personali.

Ogni azienda deve, dunque, accogliere e ricorrere a metodi e tempi di conservazione dei dati rispettosi della riservatezza dei soggetti interessati. (art. 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati).