La fattura elettronica indubbiamente ha costituito una vera e propria rivoluzione nel panorama fiscale italiano e pertanto tutte le realtà coinvolte hanno dovuto adeguarsi, con prevedibili difficoltà iniziali. Di seguito l’intervista doppia a Roedl & Partner e Acta Srl.
Se ne è parlato moltissimo. L’argomento più caldo tra la fine dello scorso anno e l’inizio del 2019 è stata la fatturazione elettronica e la migrazione verso questa nuova soluzione di tutte le partite iva, dalle più piccole, alle società più grandi. La fattura elettronica indubbiamente ha costituito una vera e propria rivoluzione nel panorama fiscale italiano e pertanto tutte le realtà coinvolte hanno dovuto adeguarsi, con prevedibili difficoltà iniziali.
I servizi offerti dai diversi provider esteri e italiani permettono di utilizzare funzionalità studiate appositamente per rispondere alle diverse esigenze dei clienti, offrendo ad ogni soggetto il servizio più adatto, con la costante dell’elevata affidabilità e di un supporto attento e scrupoloso. Tutto questo in attesa che le aziende prendano coscienza della grande opportunità offerta dalla dematerializzazione documentale le quali potenzialità fino a dora erano inespresse.
Abbiamo chiesto come stia andando a Pamela Ciarcià e Camilla Valoti del dipartimento tax dello studio Roedl & Partner. Di seguito l’intervista:
Si è assestato il processo per i vostri clienti?
Alcuni dei nostri clienti stanno ancora vivendo una fase di rodaggio e di ottimizzazione. Il nuovo processo ormai è avviato e sono perfettamente in grado di operare, però l’avvento della fatturazione elettronica ha comportato una necessaria revisione delle procedure aziendali (ad esempio: la gestione delle note spese, la gestione documentale del ciclo acquisti e del ciclo vendite). Alcuni stanno cercando di formattare l’XML che ottengono dai propri software gestionali poiché ad esempio i caratteri speciali non sono ammessi se non correttamente codificati. Tra gli altri si segnalano la “&” presente in molte anagrafiche aziendali che deve essere manualmente convertita in “e” se la conversione non viene fatta in autonomia dal software, ma anche il simbolo delle valute ($, €, ecc.), la % o i trattini. Mentre alcuni software sono dotati di tabelle interne per la conversione automatica dei caratteri speciali in caratteri ammessi e danno la possibilità di effettuare una verifica preventiva dell’XML, altri non lo sono. Pertanto si rende necessario approfondire le modalità di funzionamento del software gestionale per evitare, soprattutto a ridosso dei termini per la trasmissione delle fatture elettroniche, di incorrere in scarti dei documenti trasmessi e nelle relative sanzioni per omessa fatturazione.
Ammettiamo che per permettere ai nostri clienti di adempiere al nuovo obbligo ci sono voluti sforzi e impegno reciproco e tutt’ora ci stiamo impegnando per risolvere le problematiche più disparate che si presentano quotidianamente, ma, anche se l’intero processo è ancora in fase di settaggio, possiamo affermare che i nostri clienti sono oggi perfettamente operativi.
Quali problematiche rimangono aperte?
Qualche cliente tecnologicamente evoluto sta provando a registrare il proprio canale al SdI e questo effettivamente richiede molto tempo e competenze tecniche, per cui non abbiamo ancora idea dell’esito. I temi aperti oggi sono tendenzialmente collegati alla gestione documentale del ciclo attivo e passivo, alla conservazione elettronica dei documenti e soprattutto, anche in virtù dell’introduzione della modifica normativa all’art.21, comma 4, del DPR 633/72, ai tempi per l’emissione della fattura. Da un lato la fattura elettronica ha portato le aziende italiane a migliorarsi, prestando maggiore attenzione ai processi e al rispetto delle previsioni normative in materia di IVA, dall’altro ha comportato un maggior appesantimento amministrativo. Vi sono state e vi sono tutt’ora non poche perplessità in merito alla detrazione IVA o meglio in merito “al momento” in cui esercitare tale diritto, vista l’asincronia che si crea tra il momento di emissione della fattura da parte del fornitore ed il momento di ricezione della stessa tramite il SdI da parte del cliente.
Inoltre, pur avendo scelto e pre-registrato un codice destinatario, rimane necessario controllare puntualmente il cassetto fiscale per verificare che tutti i documenti siano stati correttamente ricevuti all’indirizzo telematico prescelto. Ad esempio, qualora il fornitore indichi nel file XML un codice fiscale corretto ma la P.IVA sbagliata, potrebbe accadere che la fattura XML non raggiunga l’indirizzo telematico pre-registrato dal cliente ma si fermi all’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate. Questo aspetto non era chiaro fin dall’inizio agli operatori che devono prestare attenzione a non perdersi alcun documento.
Il resto delle difficoltà sono facilmente superabili grazie ai buoni rapporti commerciali tra clienti e fornitori. Tra queste intendiamo ad esempio la visualizzazione dell’ XML, dal momento che molte visualizzazioni di cortesia della fattura XML non sono di così facile e immediata lettura. Alcuni operatori infatti si sono limitati all’essere compliant alla nuova normativa, scegliendo di inviare un file XML semplificato che contiene solo i dati essenziali della fattura e non permette a chi lo riceve di avere maggiori dettagli circa i beni o servizi prestati, informazioni sull’importo totale del documento o gli estremi per effettuare il pagamento. In tal caso quindi si rimanda al buon rapporto tra le parti che si regolano mandando dei PDF di cortesia della fattura XML.
Quali futuri step normativi potrebbero esserci, per esempio in materia Peppol?
Effettivamente la nuova piattaforma si integrerà con il SdI e dovrebbe permettere la trasformazione della fatturaPA dallo standard attuale allo standard europeo. Ricordiamo che la fattura elettronica europea obbligatoria, in base alle disposizioni previste dal D.lgs. 148/2018, riguarda le amministrazioni pubbliche, amministrazioni aggiudicatrici e enti aggiudicatori, che dal 18 aprile 2019 dovranno adempiere all’obbligo di ricezione ed elaborazione delle fatture elettroniche conformi allo standard europeo sulla fatturazione elettronica nell’ambito degli appalti pubblici (rientranti nell’ambito applicativo del D.lgs. 50/2016 – Codice dei contratti pubblici).
Il D.lgs. 148/2018 recepisce la direttiva 2014/55/UE, che ha come scopo quello di rendere maggiormente uniformi le regole di fatturazione in ambito UE, imponendo ai soggetti sopramenzionati di ricevere ed elaborare le fatture elettroniche nei formati conformi allo standard europeo. A tal proposito, viene assicurata l’uniformità tra le regole di gestione delle fatture elettroniche in formato “europeo” e quelle delle “fatturePA”, disciplinate dal DM 55/2013. Anche le fatture elettroniche “europee” saranno trasmesse mediante il Sistema di Interscambio, che, a tal fine, dovrà essere aggiornato con nuove funzionalità. Il tracciato previsto dalla fattura elettronica europea è un tracciato diverso dal tracciato XML previsto per la fatturaPA in Italia, tale formato è chiamato UBL (Universal Business Language). Tuttavia, la relazione tecnica al D.lgs. fornisce importanti indicazioni, precisando che sarà il SdI che continuerà a ricevere tutte le fatture dirette alle Pubbliche amministrazioni, per poi tradurre quelle prodotte in formato europeo UBL al fine di inoltrarle in formato fatturePA XML alle amministrazioni destinatarie, assieme alla fattura originale. A tal proposito è prevista, infine, l’istituzione di un tavolo tecnico permanente presso l’AgID per coinvolgere i soggetti interessati nella definizione e nella valutazione dell’impatto della nuova disciplina. Ci aspettiamo che i futuri step normativi considerino la revisione delle attuali regole di rifiuto della fattura da parte delle amministrazioni, ma anche l’apposizione obbligatoria della firma elettronica al file XML per le fatturePA.
E le aziende? Abbiamo esteso le domande a Roberto Scordino, socio e Amministratore Unico di Acta Srl, realtà che opera su tutto il territorio nazionale per conto dei fornitori della Pubblica Amministrazione, in particolare il Servizio Sanitario. Il suo obiettivo è agevolare e snellire tutte le problematiche burocratiche ed amministrative che possano ostacolare il lineare flussi di informazioni e regolarità nei rapporti amministrativi/contabili, in particolare facenti capo al pagamento dei credito della Pubblica Amministrazione verso i propri fornitori.
1) A tre mesi dall’introduzione, come procede il vostro flusso di fatturazione elettronica?
Il nostro flusso di fatturazione elettronica procede regolarmente e senza difficoltà alcuna. La semplicità di inserimento e la tempestività dei riscontri ci permettono di avere un controllo ed una gestione regolare e precisa delle fatture sia attive che passive.
2) Come avete operato la scelta dell’operatore di servizi di fatturazione?
Abbiamo valutato diversi fornitori e abbiamo operato la nostra scelta, che è ricaduta su Digithera, per la semplicità estrema di utilizzo e la consulenza ricevuta che ha reso semplici argomenti sconosciuti e che sembravano, visti da fuori, particolarmente complessi.
3) Quali problemi avete riscontrato? Un miglioramento o un peggioramento rispetto al passato?
La fatturazione elettronica è comunque un miglioramento rispetto al passato anche se all’inizio ha costretto chiunque a modifiche organizzative all’interno di ogni organizzazione, piccola o grande che sia. L’investimento del tempo viene però ampiamente ed immediatamente recuperato. Un ulteriore vantaggio è la garanzia della certezza della ricezione delle fatture emesse. Inoltre permette un’automatica ed immediata conservazione sostitutiva dei documenti.
