Dal prossimo 1 ottobre 2016 entrerà in vigore il “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale” promosso dal Garante per la protezione dei dati personali e sottoscritto, in qualità di soggetti rappresentativi, da ANCIC (Associazione nazionale tra le imprese di informazione commerciale e di gestione del Credito), FEDERPOL (Federazione italiana degli istituti privati per le investigazioni, per le informazioni e per la sicurezza) ed ABI (Associazione bancaria italiana), nonché, in qualità di soggetti interessati che hanno manifestato la loro adesione ai principi del Codice, da CONFCOMMERCIO (Confederazione Generale Italiana delle Imprese, delle Attività Professionali e del Lavoro Autonomo) CONFESERCENTI (Confederazione degli Esercenti attività Commerciali e Turistiche), CODACONS (Coordinamento delle Associazioni per la Difesa dell’Ambiente e dei Diritti degli Utenti e dei Consumatori), ASSOUTENTI (Associazione nazionale a difesa dei consumatori nei confronti di burocrazia, commercio, assicurazioni, banche e telecomunicazioni), ADICONSUM (Associazione italiana difesa consumatori e ambiente).
Il documento è rivolto a tutte quelle società che raccolgono e offrono informazioni sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager che, dal 1 ottobre 2016, saranno tenute a conformare il trattamento dei dati personali a quanto previsto dal Codice per ottemperare al corretto utilizzo di banche dati e strumenti di analisi e nel rispetto della dignità e della riservatezza delle persone.
Il Regolamento, nello specifico, stabilisce le modalità di utilizzo e conservazione dei dati, indicando anche le procedure di informativa e riscontro agli interessati.
Queste le principali novità:
1. UTILIZZO DEI DATI
Sono utilizzabili senza il consenso degli interessati:
• i dati provenienti da “fonti pubbliche”, come pubblici registri, elenchi, documenti conoscibili da chiunque: bilanci, informazioni contenute nel registro delle imprese presso le Camere di commercio, atti immobiliari e altri atti c.d. pregiudizievoli, come l’iscrizione di ipoteche o la trascrizione di pignoramenti, decreti ingiuntivi o altri atti giudiziari;
•i dati estratti da “fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque”, come le testate giornalistiche cartacee o digitali, le informazioni attinte da elenchi telefonici, da siti web di enti pubblici o di altre autorità di vigilanza e controllo.
Sono inoltre utilizzabili i dati personali che il soggetto ha liberamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali.
Gli operatori dovranno:
•utilizzare solo dati pertinenti, non eccedenti l’attività di informazione commerciale sempre aggiornati;
• annotare sempre la fonte da cui hanno tratto i dati personali sulla persona censita. I dati giudiziari della persona censita potranno essere trattati solo se già disponibili in archivi pubblici o in altre fonti pubblicamente accessibili.
Se tali informazioni sono tratte da un una testata giornalistica, non possono risalire a più di 6 mesi prima.
2. INFORMATIVA E RISCONTRO AGLI INTERESSATI
Tutte le società del settore dovranno fornire una informativa completa sul proprio sito web. E’ previsto l’obbligo per gli operatori del settore di garantire un riscontro telematico, tempestivo e completo, alle richieste di accesso ai dati personali avanzate dalle persone censite.
3. CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati potranno essere conservati solo per periodi di tempo ben definiti e nei limiti della conoscibilità, dell’utilizzabilità e della pubblicità degli stessi, previsti dalle normative di riferimento.
In particolare, le informazioni relative ai fallimenti e alle altre procedure concorsuali possono essere conservate per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla data di apertura della procedura di fallimento.
Le società dovranno adottare misure per garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali.
di Fania Alemanno
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